A expansão escolar é um assunto frequente no dia a dia da maioria dos gestores. O período de campanha de matrículas aumenta a preocupação da direção com a retenção e obtenção de alunos. Por isso, uma campanha de matrículas bem estruturada e organizada pode representar um grande diferencial de sua instituição.  

Nesse sentido, trouxemos este artigo com dicas valiosas para a sua campanha de matrículas. Confira! 

Época para a campanha de matrícula escolar  

Sendo um dos processos mais importantes das instituições de ensino, a campanha de matrículas acontece entre outubro e novembro. Esse é o período em que a maior parte das instituições permite que os pais e responsáveis reservem vagas para seus filhos estudarem no período letivo do ano seguinte.  

Nesse contexto, vale lembrar que os alunos que já estão matriculados na escola têm direito a suas vagas garantido. Contudo uma boa campanha de matrícula, além de mirar na captação de novos alunos, também é importante para  garantir a renovação de matrícula.  

Para isso, o gestor escolar precisa estar atento a alguns fatores decisivos no momento de preparar a campanha. Aspectos como o número de turmas e o número de alunos em cada turma precisam ser definidos com antecedência. Além disso, prazos e exigências precisam ser comunicados às famílias em tempo hábil.  

Como organizar a escola durante a matrícula  

O planejamento da campanha de matrícula começa muito antes do final do ano letivo. Diversas considerações precisam ser levantadas para garantir o sucesso da campanha. Vamos explorar alguns deles.  

Avaliação dos resultados da campanha do ano anterior  

Paute-se em campanhas anteriores e analise os resultados alcançados. Algumas perguntas avaliativas podem ser consideradas, como:  

• As metas foram atingidas?  
• O que foi feito para atrair novos alunos para a instituição?  
• Os processos de atendimento às famílias foram eficientes?  
• O que pode ser melhorado?  

Relembramos a importância de se discutir essas questões em conjunto com todos os membros da equipe escolar.  

Além disso, para identificar possíveis melhorias, a instituição de ensino pode promover uma pesquisa com pais e responsáveis dos alunos já matriculados. Recolher feedbacks desses familiares pode ser uma maneira interessante de aperfeiçoar os processos burocráticos da escola para que melhor atenda aos novos responsáveis e de melhorar o relacionamento com as famílias que já são parceiras.  

Planejamento e construção da campanha de matrícula 

O processo de campanha de matrícula requer planejamento. O ideal é que, desde o começo do ano, todos os membros do corpo de funcionários, docentes e gestores discutam como será a campanha. Nessas reuniões definam o que será feito, quais serão as pessoas envolvidas e qual o orçamento necessário para fazer a campanha de matrículas acontecer.  

Dessa maneira, torna-se possível antecipar problemas e deixar o material de divulgação pronto e com a cara da instituição. Durante essas reuniões é interessante discutir o preço dos serviços educacionais. A cada ano, esse valor é reajustado de acordo com a inflação, mas esse não é o único fator.   

Definir o valor dos serviços educacionais  

Cabe ao gestor, juntamente com o setor financeiro, considerar o número de alunos da escola, os gastos fixos da instituição e qual o lucro desejado. Na definição de valores, mesmo a oferta de bolsas de estudo deve ser levada em consideração, uma vez que impacta na arrecadação. Importante observar que todas essas decisões são tomadas baseadas em projeções, já que todos esses valores não são exatos, mas são os esperados pela gestão da escola.  

Por fim, não se esqueça que as condições de preço estão condicionadas a questões legais. A legislação estipula que pais e responsáveis devem pagar uma anuidade que pode ser parcelada de diversas maneiras, sendo a mais comum de 13 vezes – matrícula + 12 mensalidades. Entretanto fica a cargo da instituição quais os planos serão ofertados. Além disso, conforme a Lei Nº 9870, as informações relevantes como valores e número de vagas devem ser divulgadas com no mínimo 45 dias de antecedência a data da matrícula.  

Definir um cronograma  

Definir um cronograma de matrículas é um ponto crucial para a organização da campanha. Como vimos, pais e responsáveis têm direito ao prazo de no mínimo 45 dias após a divulgação das condições de preço para realizarem a matrícula. Como os alunos que já estudam na instituição recebem prioridade para as vagas, é preciso se organizar para o processo de rematrícula e para a comunicação de aprovação dos novos estudantes. Realização de eventos de campanha  

Em alguns contextos institucionais, é comum realizar eventos especiais para a matrícula. Concursos de bolsas ou provas obrigatórias de seleção precisam ser devidamente planejadas. Esses eventos possuem propósitos distintos, e devem estar bem claros para todos os envolvidos com a instituição.  

O concurso de bolsas geralmente é feito para conseguir mais matrículas, enquanto as provas de seleção possuem o objetivo de selecionar e limitar o número de alunos ingressantes.  

Para isso, tendo estabelecido o número de vagas que a escola abrirá, com base nas confirmações de rematrículas, assim como vimos antes, pergunte-se:  

• A escola tem estrutura e pessoal para receber novos alunos? 

• É preciso abrir novas turmas? 
• É válido realizar algum desses eventos (concurso de bolsa ou prova obrigatória)?  
• A procura pela instituição torna necessário realizar prova de seleção?  

Todas essas questões precisam ser analisadas pelo gestor.  E, quando se define a relevância da prática desses eventos, é importante determinar uma data para elas condizente com o calendário de matrículas. Dessa forma é possível definir quais funcionários devem participar dos eventos e qual o tempo hábil para que ocorra aplicação das provas, correção, divulgação dos resultados, e finalmente a matrícula. Todo esse processo deve respeitar o prazo mínimo de 45 dias previsto por lei. 

Documente o processo para posteridade  

O processo de matrícula envolve também arquivar e documentar. Isso garante respaldo caso haja algum questionamento ou reclamação. Para isso não basta guardar os documentos por apenas um ano, é comum que as escolas mantenham contratos e documentações até dos alunos que já se formaram, pois, a qualquer momento, a instituição pode ser alvo de uma auditoria.   

Digitalizar esses arquivos é uma maneira prática de garantir sua conservação e protegê-los por mais tempo. Recursos de armazenamento, como a nuvem, ajudam com essa tarefa, além de facilitar o acesso quando este for necessário. Essa alternativa também economiza espaço dentro da instituição, que dispensa a necessidade de manter arquivo físico.  

Marketing educacional  

Para realizar uma campanha de matrícula eficiente e tornar sua instituição mais conhecida, vale investir no marketing educacional. Esse investimento busca melhorar as estratégias de captação, além da comunicação da escola com a comunidade.   

A campanha de matrículas e a gestão escolar 

O segundo semestre do ano da maioria das instituições é marcado pela campanha de matrículas. Esse é um momento importante para todos os envolvidos com os processos da escola e, conforme vimos ao longo do artigo, requer atenção e planejamento.  

Para te ajudar nesse e em outros momentos importantes da gestão escolar, a SOMOS Educação lançou a Semana do Coordenador: 5 dias de conteúdos especialmente selecionados para ajudar a gestão em seus processos. Confira!